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从物流角度实现资产精细化管理

时间:2008-01-16    点击: 次    来源:网络收集    作者:佚名 - 小 + 大

    资产的保值增值和资产的投资效益分析是大型企业管理的重要内容,也是打造企业核心竞争能力的重要方面。通常,资产管理属于财务管理范畴,从财务角度进行的资产管理侧重于对资产价值的关注,缺乏对“实物”从采购、入库、调拨、出库到安装上线、返修、报废等整个生命周期的管理,也很少分析资产存量带来的“消耗” 。而从物流管理角度出发,能够有效地解决资产特别是固定资产管理中对“实物”全生命周期的精细化管理。尤其对于特大型企业集团以及行政事业单位如电信、石化、电力、金融单位等,随着资产规模的不断扩大,更需要对实物资产进行动态管理,实现对资产的精细化管理。
    一、资产管理工作存在的问题
    经过调查分析,我们认为目前企事业单位的资产管理工作普遍存在以下问题:
    资产管理粗放 传统管理方法中,资产管理仅限于财务人员和专业人员对资产信息的基本管理,缺乏对资产的动态管理以及全员、全过程的管理。所以,实物资产的真实状态、真实价值很难确定。
资产管理效率不高 按照会计制度,往往每年进行一次资产盘点清查,对于规模较大的企事业单位来说,盘点耗费的成本较高,而且很容易前清后乱。
    重视价值管理,轻视实物管理 从目前资产的管理状况看,更多的是对资产账面价值的管理,对资产实物的状态、流转缺乏透明化一站式的管理手段;忽视了资产存寄期间的管理成本;不能为再次采购提供科学的决策依据,缺乏物流管理理念。从精细化管理角度看,只有实现实物的透明化管理,资产价值管理才会准确真实。
    缺乏有效的管理手段 传统管理方法侧重于资产的管理层面,对资产的作业层面的管理是空白,也就是说目前缺乏基于作业层面的资产管理手段。
    上述问题可以归纳为三个方面:一是资产的实际管理者错位;二是重价值流,轻物流;三是缺乏必要的管理手段。

    二、如何实现资产精细化管理
    从一定意义上讲,资产管理的本质包括资产价值管理和资产实物管理,价值和实物是相互依存的关系。按照现代物流管理理论,资产的管理包括两个层面,一个是资金流,另一个是物流。长期以来,资金流是资产管理的核心,所有资产都将以资金形式反应到账面上,然而物流却一直没有得到应有的重视。
    进入21世纪以来,物流管理逐渐受到重视,被视为新的利润源泉和尚未开垦的黑色大陆。物流管理以物品为线索,从物品的入库、库内作业、出库、运输、配送以及物流过程中的维修、加工、跟踪等众多方面进行全面的透明化管理。物流管理包括对物品编码的统一化和标准化管理。条码是应用较为普遍的物流技术,采用条码技术能够实现物品的自动信息采集,提高信息采集的速度和准确率。条码化管理通过赋予物品编码来跟踪识别该物品,编码可以是单品码也可以是产品码。从物流管理角度入手,实现资产条码化,对于资产规模较大、管理层级较多的企事业单位,以财务专员总体负责,资产的采购、使用、管理部门派专人配合,可以实现对资产的采购、入库、盘点、调拨、出库到安装上线、返修、报废等整个生命周期进行精细化管理,并对资产的效能进行各个角度的分析,以真正实现资产全员、全生命周期的动态精细化管理。
    实现资产全生命周期、全员的精细化管理,需要进行管理体制改革并实施资产物流管理系统。管理体制改革是指建立资产实物管理制度,完善资产实物管理流程。实施资产管理系统可以实现以下目标:建立统一编码、统一管理的资产信息库,资产全生命周期实时跟踪管理,物流管理和价值管理相结合,实现对资产的精细化、标准化、统一化、规范化管理,最终提升资产管理效率和资产投资收益水平,在竞争不断加剧的市场环境下提升企业的核心竞争能力。

    三、资产精细化管理面对的矛盾
    1) 资产价值与实物的关系
    前面一再提到,资产管理属于财务管理范畴,资产的价值一直是管理的核心,在实际管理工作中,大型企业经常设立账外资产,也常常通过资产价值的调增调减来影响财务报表,这也是资产精细化管理过程中需要克服的主要矛盾。企事业单位管理者一方面要求对资产进行精细化管理,提高资产效能,并控制资产投资规模;另一方面,又要求财务人员将资产作为调节利润水平的手段,根据公司经营需要,人为地增加或减少资产的价值。
对于目前存在的状况,我们认为资产实物是价值的载体,实物的数量和状态应该是实物资产管理的重点。也就是说,在运营系统中,资产的数量和状态是准确的和透明的,基于经营需要财务人员可以就资产价值进行调整,但是实物数量和状态不能调整,这样就能从根本上解决以上矛盾。
    2) 控制资产库存水平
    库存是一把双刃剑,没有库存或库存不足可能影响正常的生产经营,无法应对出现的紧急事件对资产的需要;库存本身占压大量资金,需要维护费用,并且损失资金的机会成本,同时具有资产的折损风险。
以电信企业为例,实物资产包括:固定资产、在建工程、备品备件、低值易耗品等等。固定资产不用多说,在建工程及备品备件价值较高,整体库存金额一般都在几千万或者上亿元。我们认为,资产的库存水平应该控制到比较合理的水平,财务人员分析资产效能时,应该将资产的以上成本和风险进行充分考虑。
    3) MIS或财务系统与资产物流管理系统的关系
    大型企事业单位基本都实施了MIS(企业管理信息系统),其功能一般较全面。MIS系统中的财务模块或资产模块往往基于账务处理的静态管理,因系统安全性的限制,基本上面向财务,不能满足全员、全过程管理需要。而资产物流管理系统应该是依据资产精细化管理思路并结合MIS系统或财务系统应用和工作实际,在操作层面,基于流程的资产动态管理系统。资产物流管理系统应该能够量化工作细节,保证账、卡、实物相符,终结资产清查的历史,同时提供报表分析功能,为资产的效能管理目标提供有效的方法支持,为决策层提供可量化的决策依据,是MIS系统或财务系统必要的补充和延伸。

    四、资产物流管理系统的功能
    针对资产实物管理特点,资产物流管理系统应该具备以下基本功能:
    1)台账设置灵活
大型企事业单位行政层级较多,系统应该支持各分支机构自定义本机构的台账分配规则,允许固定资产、备品备件、低值易耗品等创建不同的台账划分规则。各分支机构可以根据自己的实际管理情况、人员情况和资产分布情况自定义规则。系统可按照规则自动划分资产数据到相应的台账接受管理。因此台账成为资产管理的最小管理单位。
    2)突出实物管理
为了满足对资产实物的管理,系统对实物资产应该采用条码标签管理,并对物流过程进行透明化的全过程管理。对实物资产的所处的生命周期、品质状态等进行有效的管理。
    3)规范资产变动业务流程
为了加强日常实物资产的管理,使日常管理流程规范化和电子化,系统应该支持以下几种业务流程,包括:
新增资产类:实现零星采购、统购、公司间调拨等业务流程;
减少资产类:实现公司间调出、出售、报废等业务流程;
资产调拨:实现公司内部的资产调拨,对一个分支机构来说没有新的资产进入或资产转出,不影响资产总值。
    4)全面的行政流程控制
行政审批流程是把原有的与实物资产相关的行政流程电子化。通过该流程可以提高各级人员的信息沟通效率,更及时地响应各种审批工作。行政流程不应该是固定路径的,而是自定义路径的,即可以点对点地指定下一个审批人员是谁,或是调令下达到谁。
    5)仓储管理功能
具有对实物资产进出库及库内作业管理的功能,该作业过程应该基于条码扫描技术与设备。
除此之外,资产物流管理系统还可以包括其他方面功能:开放的操作窗口,满足全员管理需求;严格的工作检查制度;专业的业务报表功能;详细的历史数据记录;集成条码相关的自动化设备,增强实物管理的自动化技术手段。

    五、资产物流管理系统的应用
    2005年中旬北京络捷斯特科技发展有限公司为新疆移动公司成功实施了资产物流管理系统。
    新疆移动通信公司拥有涵盖全疆的服务网络,下设15家分公司,信息化程度达到国际先进水平,对资产进行管理的系统主要有ORACLE公司的MIS系统,办公自动化系统等。其实物资产管理具有使用部门多、使用地点范围大、数量多、金额大、更新快等特点,管理上就要求及时准确反映这些变化,这些特点给新疆移动通信公司的实物资产管理提出了挑战。新疆移动通信公司希望能够准确、及时地监控和掌握下属各部门、各分公司、各类实物资产的计划、审批、执行、折旧情况,以提高生产资料利用率,避免国有资产流失,提高资产的使用效能。在这种情况下,新疆移动通信公司提出了实施“资产管理系统”的需求。
    对新疆移动的需求进行梳理后发现,MIS系统中对资产的管理侧重于资产卡片信息管理,属于静态管理。办公自动化系统对资产的管理侧重于审批流程,属于审批管理。实物资产的仓储管理、盘点清查等操作以上系统没有进行管理,每套系统都对资产管理有所涉及但是都不全面。基于此,我们提出建设资产物流管理系统的思路,系统侧重管理资产的“实物”状态以及实物资产的操作,其中,以条码应用为突破口,规范实物资产编码和提高实物资产作业过程中的识别速度和准确度。为了保证各系统之间信息的一致性,资产物流管理系统与MIS系统和办公自动化系统实现了集成,从MIS系统导出基本信息到资产物流管理系统,资产物流管理系统的处理结果再反馈到MIS系统。
    通过该项目的实施,获得的直接经济效益包括:
    1)按照会计制度的要求,每年应进行一次实物盘点,以往需要中介机构的帮助才能完成,估计聘请中介机构的成本在100万元左右,且效果不是很理想,无法与资产物流系统的管理效果相比较。
    2)通过初步分析,使用该资产管理系统之后,资产的使用效率应该能够提高25%左右。
    间接效益:资产管理的难度很大,这也就决定了资产管理模式对其他管理的辐射作用,其带来的管理效益可想而知。

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