ERP数据质量评估模型：基础数据管理

1 ERP简介

    本世纪90年代初，美国著名的IT分析公司Gartner Group Inc.根据当时计算机信息处理技术IT(Information Technology)的发展和企业对供应链管理的需要，预测在信息时代今后制造业管理信息系统的发展趋势和即将发生的变革，提出了企业资源计划ERP(EntERPrise Resource Planning)这个概念。ERP概念可以从管理思想、软件技术和管理系统三方面来阐述。

    ERP管理思想是在当时已有的制造资源计划(Manufacture Resources Planning，MRPⅡ)概念的基础上，考虑供应链管理思想而形成的。所以，ERP继承了MRPⅡ的大部分特点，即面向整个企业，强调仓库库存管理，理顺供应链关系，注重对企业整个信息流的全面控制和利用。

    从软件技术角度来理解ERP，则是可以认为ERP是利用信息网络通讯技术，数据库技术和软件开发技术，而构建的一个大型综合的管理软件。

    从管理系统角度来理解ERP，ERP系统是结合当前先进的管理理念和管理思想，利用ERP系统内嵌的管理工具，来变革企业现有的管理体制，强调以客户为中心，并最终在企业内部实施的旨在提高企业核心竞争力的管理体系。

    因此，ERP理论除了继承了MRPⅡ理论关于企业内部的先进生产管理和库存管理体系外，还加入了供应链管理，它把企业内外所处的市场环境都考虑迸了企业的资源所在，在供需链上考虑企业资源的最优化配置。同时，一些先进的管理思想和管理理念的出台也顺应了当时全球企业竞争需要，它们包括准时制生产理论(JIT)，最优化技术(OPT)，敏捷制造理论(AM)，全面质量管理(TQC)、约束理论(TOC)、柔性制造系统(FMS)、计算机集成制造系统(CIMS)、业务流程重组(BPR)以及精益生产(LP)等，ERP系统也吸取了这些理论中的精华，并在后人的不断深入研究中，而发展成为现代企业持续增强企业竞争力最锐利的武器。

2 ERP业务流程及其数据类型

    一个完整的ERP系统，它是从销售预测、主生产计划的制定、能力需求计划、原料采购、生产排程到产品出库、销售管理等为主体流程的。ERP的所有业务都是紧密相关的，任何一个环节出现问题，都会直接影响到其他业务的顺利完成。就比如对企业的能力评估不准确的时候，就会给计划部门提供一个不可靠的企业能力状况表，那么在制定主生产计划的时候，就容易出现任务超过能力瓶颈的问题，最终导致计划执行的失败。ERP的业务必须在一个统一的规划下执行，对于某些没有顺利完成的业务过程，必须及时反愤，并采取补救措施。因此，ERP的业务具有系统性、内部依赖性和实时反馈性。

    ERP的数据环境具有如下特点：(1)每一个数据处理过程都有严格的输入和输出数据，而每一项特定的数据都必须有特定的存储。这也是保证系统内数据模块边界的明晰，不容易将功能重叠混淆。(2)充分重视共享数据的作用。通过搭建共享数据平台，ERP系统可以很灵活地建设其他的一些功能模块，而且可以保证原始数据的充足供应。(3)数据要求全面、准确。尤其对于企业的基础数据，都必须投入相当的人、财、物力进行维护。在设计基础数据模块的时候，需要全面调查企业业务所依赖的基础信息，并且全部设计进入系统中。

    ERP内部的活动是通过各种业务数据来支撑的。基础数据是ERP系统的重要组成部分，是ERP系统的一个最基本的信息单元，ERP基础数据和其支撑的业务流程主要有以下几种：

    1）ERP总体业务流程及其数据

    ERP的核心业务流程，是先从企业的计划管理开始的。这些计划的制定是需要有相关的标准来限制的，比如说主生产销售计划到计划的制定，就需要综合考虑产品的需求(包括销售预测：厂际间的需求和客户定单)，生产能力计划(包括粗牛产能力计划和细生产能力计划)以及企业的库存情况。物料需求计划是在主生产计划之后，根据产品结构图来分解生产所需要的物料清单。在一切计划完成以后，就是对企业的生产过程、流通过程和财务过程进行控制。比如车间管理中，在接到计划部门的生产下达任务后，就要组织生产，进行生产领料，机器中心的运转安排、生产流水线的利用和员工上岗的安排计划。而库存部门就会接到来自生产部门的领料单，制定出缺料单，并及时传递给采购部门进行采购，同时，要及时地将生产部门所需的物料清理出来。而在产品入库、出库，原材料的入库和出库，以及销售管理完成的时候，都要设计到财务管理。

    ERP总体数据体现了ERP的横向和纵向的业务过程，也体现了相互关联的ERP内部信息流的走向。如图1所示。从系统的角度而言，ERP是高效地组合了企业的物流管理、生产管理和财务管理这三大核心模块。而在完成这三大功能模块的同时，有效地管理了大量的辅助数据，比如用于生产管理的用料表、工程资料、生产流程和工作中心等。

图1 ERP总业务流程的关系图

    2）销售管理及数据

    ERP的销售管理提供的销售预测、销售计划和销售合同(订单)是主生产计划的需求来源。销售管理子系统帮助企业的销售人员完成客户档案及信用管理、产品销售价格管理、销售订单(合同)管理、销售发货、服务管理以及发票管理等一系列销售事务。为企业的销售人员提供客户的信用信息、产品的订货情况以及产品的销售情况和获利情况，指导企业生产经营活动顺利进行，提高企业的客户服务水平，使企业的市场适应能力加强，始终能在竞争中保持优势地位。

图2 销售系统与其他业务流程的关系图

    销售管理系统与库存、成本、应收帐管理和生产等子系统有着紧密联系，如图2。概括地说，销售的产品从成本库中发出，销售成本及利润由成本会计核算，销售产品的应收账款由应收帐管理来结算，销售订单为生产提供了各类产品的计划数据。

    3）计划管理及其数据

    (1)主生产计划

    主生产计划是沟通企业前方(市场、销售等需方)和后方(制造、供应等供方)的重要环节。主生产计划报表上，有来自销售部门的预测(包括潜在客户的需求)与合同信息，有系统按照设定的规则计算出的总需求、净需求、计划投入量和计划产出量，有系统根据初始库存及各个时段的净需求与产出的余额计算得出的各个时段的库存量，信息量相当丰富。

    主生产计划的信息来源：来自生产车间的生产进度表、来自仓库管理的成品库总账信息、来自销售计划员的销售计划。通过这些基础数据，就可以编制主生产计划。主生产计划编制以后，就需要分别得到生产主管的审核和批准，如果被驳回的话，就需要修订主生产计划，在适当的时候还要调整生产车间的现有生产进程、调整库存管理的相关数据，计划争取更多客户订单，或者放弃某些客户订单。如果没有被驳回的话，就将主生产计划整理发布，并及时传送给相关部门，以便于制定物料需求计划。

    (2)物料需求计划

    主生产计划针对产成品，而物料需求计划是针对组成产成品的所有相关物料。它根据物料清单和物料可用量，把MPS的计算结果展开，计算出企业要生产的全部加工和采购件的需求量。

    MRP的计算项目与MPS几乎一样，但是它针对的是所有产品的物料，MRP把它们合并计算在各个时段的需求量，从而得出需要生产和采购的物料的数量。产生MRP计划定单，作为下达给车间和采购部门定单的依据。进行物料需求计划时，需要先将已有的物料需求计划的任务表清空，同时读取主生产计划数据，并逐层计算一些基础数据，比如产品毛需求量、可用库存量、根据车间生产信息，读取产品计划接收量，最后，计算净需求量、产出量和投产量。这样就算是一个物料需求计划周期。

    (3)能力需求计划

    能力需求计划(简称CRP)主要用来检验需求计划是否可行，以及平衡各工序的能力与负荷。能力需求计划帮助企业在分析主生产计划及物料需求计划后产生出一个切实可行的能力执行计划，进而在企业现有生产能力的基础上，及早发现能力的瓶颈所在，提出切实可行的解决方案，为实现企业的生产任务而提供能力方面的保证。

    能力需求计划需要的数据有下达生产制造指令的任务单数据，工作中心数据：每班班次、小时数、人数、设备数、效率等，工艺路线数据：加工的工序、工作中心和加工时间等数据，以及工厂生产日历。

    4）采购业务及其数据

    采购工作主要为企业提供生产与管理所需的各种物料，采购管理在企业经营中占据非常重要的位置，任何企业要向市场提供产品或服务都离不开原材料或消耗品的采购。采购业务的内容主要有接受物料需求或采购指示、选择供应商、下达订单、订单跟踪以及验收货物。

    采购基础数据主要有采购员资料、供应商资料、采购提前期、订货、交货方式维护以及业务流程设置。对这些数据应及时加以维护。

    采购管理系统与物料需求计划、库存、应付账管理、成本管理等子系统有着密切的联系。如图3所示。简要概括地讲，有MRP、库存等的需求产生采购需求或请购信息，采购物料收货检验后直接按分配的库位自动入库，物料的采购成本计算和账款结算工作由成本与应付账系统完成。

图3 采购系统与其他业务流程的关系图

    5）库存业务及其数据

    库存业务为成品、中间品和原材料库存的计划与控制提供简明准确的信息，为会计和生产控制提供汇总和明细分析，同时库存管理还将提供完整的周期性盘点和对实际库存的调整。库存管理为系统的其他模块提供数据，同时其他模块又访问并修改库存文件中的数据。二者相互影响。它们之间严格的相互关系是整个系统灵活性的关键所在。

    根据库存业务的功能，库存数据主要有以下几类：

    (1)出入库、移动数据：生产领料、销售提货、采购入库、生产入库和物料库位移动等工作所形成的数据，产生出、入和移动单据，改变仓库、货位的库存数量、登记物品数量账。

    (2)对生产作业的物料领用进行管理、编制领料单，并按凭单领料；

    (3)对仓库的日常库存操作，如入库、出库、调拨等业务进行管理，并编制有关出入单据，同时凭单记录库存账目；

    (4)按物料的盘点周期进行盘点和清查工作，编制盘点表，送给财务部门，审批后按实盘量调整库存。

    库存管理系统与其他子系统的联系如图4所示，采购物料通过库存接受入库，生产所需原料和零部件通过仓库发放，销售产品由成品仓库发放，库存物料成本及占用资金由成本和总账管理来核算等等。

图4 库存系统与其他业务流程的关系图

    6）财务管理及其数据

    财务管理是一个企业的核心业务流程之一，企业的首要目标是最大化地追求利润，它的体现方式就是要通过核查财务账面上的产值的大小、生产利润空间的大小来实现的。

    财务部门涉及到企业的各个职能部门，采购部门根据采购执行计划下达采购订单，采购合同接受财务部门的监督。供应商根据采购订单和合同送货，企业物料部门(或采购部门)根据订单验收货物，签收收货单并交财务。来料检验合格后入库，仓库开出入库单并交给财务部门，财务部门记入应付账款、采购材料、库存原材料等科目，并按协议与供应商结算，记入应付账款、银行存款和现金科目。生产部门统计生产工时、物料耗费、废品情况和产品产量等报给财务部门，财务部门根据各个部门和岗位的工资卡片计算工资和结转人工成本等，并根据材料成本进行核算生产成本。销售部门销售产品、服务，由库存部门开出货单交财务部门，销售发票交财务处理，有关的销售费用单据也交财务部门，财务部门根据有关原始凭证等记入(或结转)销售收入、应收账款、销售成本和产成品等科目，所有科目汇入总账，期末财务进行结转利润和费用。

    财务系统与其他系统的联系如图5所示：

图5 财务系统与其他子系统的关系图