如何把握公司的物流控制

    【摘要】一个公司发展膨胀到一定的规模，公司的物流管理及控制已显得越来越重要，传统的“以人为本”的管理模式已远远不能符合管理的要求，财务工作者如何摆正自己的角色并很快适应公司的内控需求、公司各高层人员又如何协调配合管理、公司的全员参与管理等等，已在当代企业管理中引起很大的重视。

　　【关键词】全面加强财务工作 采购管理 库存管理

　　随着公司规模的扩大及内部控制的需求，各公司的财控工作已更进一层渗透到公司的每一个角落，并已在实际工作中取得一定的成绩。在公司财务控制中，物资管理问题已变得十分突出。本人结合各法规的学习心得及实际工作，针对物流控制的课题谈谈笔者的观点：

　　一、全面加强财务工作

　　1.要有全面财务管理及实际操作经验的主管执行此工作。他的做法及改革思路在很大程度上就代表公司财务管理的发展方向。同时要赋予他人相应的职权，以便开展工作。

　　2.财会部门的会计人员要明确分工，建立岗位责任制，做到人人有压力，事事有人管。当然同时应建立相应的激励机制，这样才有利于长期提高工作积极性，发挥每一个会计人员良好的职业道德作风。

　　3.会计人员要做到所管辖的账目、账账、账物相符，及时保质保量地上报各项财务报表，真实合法地提供各项财务数据。

　　4.认真履行财务监控职能，与相关部门建立好物资单据的交接、监管、控制的管理体系，与物资设备管理部门、采购供应部门、产品销售部门要经常沟通，及时协调，形成制度。发现问题，做到有规可循、有章可依，严格按制度办事。

　　5.加强成本核算，严格各种支出费用审计，定期搞好财务分析，及时反映资金物化运动中各环节情况，当好领导参谋。

　　二、加强采购管理

　　1.选择合格称职的采购人员。一个好的采购员既要了解公司的经营和生产，还要掌握原材料的性能知识，了解原材料的市场行情，熟悉财务制度。为加强控制，有关管理人员同样要熟悉市场、销售渠道及有关知识。发现采购人员有违规舞弊行为应立即调离岗位，及时处理，甚至除名，决不姑息，决不能让其在经济上占有任何便宜，并追究责任。

　　2.建立物资采购计划和审批制度。公司在总体计划的基础上有具体的采购供应计划。具体物资采购时，应严格按照“先申请、审批再采购”的原则办事。无申报审批手续的，仓库不予验收，财务不予报账，一切经济责任自负。“先斩后奏”的做法，要淘汰到底。否则，“例外”的事情屡禁不止。

　　3.加强采购质量管理。要使公司的产品质量稳定，必须使用质量稳定的原材料。管理人员应对常用的原材料按照公司的产品质量要求制定标准采购规格，并分送采购员，供应商，仓库验收员和有关管理人员。若采购员所进物资质量不符合标准采购规格所提出的物资质量要求，仓库可以拒绝验收供应商的货物，并予以退回，经济责任自负，或采取价格折让的方式。

　　4.加强采购间隔时间和采购数量管理。物资采购数量应根据生产状况和库存量的变化来决定，科学地制定合理采购间隔时间和原材料采购量，对企业减少积压、降低成本是至关重要的。基本原则是既保证原材料的充足供应又无过多的剩余及过长时间的积压。

　　5.采购价格的控制。原材料价格的高低直接影响公司直接成本和效益，应做到货比三家。在确定供应商及价格前对市场行情进行广泛调查，以取得公平、公开、保质、低价的效果。另外，不管采购的物品价值大小，首先要有索取增值税发票的概念。索取增值税发票也是降低成本的一个方面。

　　三、强化物资的验收、储存管理
　 1.建立严格的验收制度。所采购物资按类别、规格、供货单位、数量及破损进行入库前的验收，并按物料编号开具收料单办理入库手续，对加强物资控制是至关重要。手续虽繁琐，不能随意减而淡之。验收员一定要按操作程序进行验收，验收合格后要在有关账单上加盖验收章并由采购员、质检员、验收员签字，以及主管人员同意账单金额付款签字，形成连锁控制。

　　2.加强储存管理。仓库保管员对入库物资井然有序地分门别类、摆放整齐，并定期检查，及时整理。这样可以克服库房物资储存管理的混乱，杜绝原料滞存时间过长变质、偷盗丢失、私自挪用等不良现象的发生，保证企业成本控制，同时要建立健全有关规章制度，如货品标牌、保安、防火、卫生等，进行有效控制。

　　3. 坚持定期库存盘点制度。库存盘点能有效全面清点库房的库存物资，检查原材料的实际存货额是否与账面额相符，及时发现问题，以便实施有效控制。有条件的情况下，要求每季对库存进行一次盘点，但至少一年要一次全面盘点。盘点工作必须有财务人员参加，盘点时应对每一种库存物资进行实际点数。实际存货数与账面库存数进行比较，计算库存短缺率，与公司规定的短缺率进行比较，按规定进行奖励或惩罚。

　　四、加强物资发放管理

　　1.凭单发放。领料单上准确地记录库房向各部门发放物资的数量、经办人员及领导签批，严格执行凭单领料有利于杜绝无单领料，少报多领，控制库房的库存短缺，也有利于核算各部门的生产成本，控制原材料的种类和数量，减少各部门车间的积压、耗费。同时领料单及时上报财务部，有利于财务核算、监督。同时领料的用途要注明清楚，以便财务核算准确，费用考核正确。

　　2.严格控制补发料。补料单要详细注明其原因，并由主管领导签批。由于用料等人为操作不当造成的补料，应追究他人责任，不可弄虚作假。

　　3.生产订单完单分析。每月应定期做完单分析，完工单要交财务部、生产控制、成品管理等相关部门。生产订单数、实际投产数、合格品入库数、不合格品数等逐一清楚，对提高投入产出率的分析及时提供了第一手资料。

　　4.提倡原材料主料尽用。虽然物料的领用控制是以生产订单作依据的，但因为物料的包装（如整卷、整筒、整包、整捆）等特殊原因可能造成主料有余，这时就应提倡尽用，否则天长日久，余下的料就变成滞存料了，这样还大大降低了生产成本及物料成本。至于可能与销售部门所订的销售订单收货的正付比差造成了矛盾，但从公司利益出发，公司部门之间是可以妥善处理的。

　　五、加强成品库房管理

　　1.建立严格的成品入库制度。强化成品入库制度是保证公司生产的产品都能产生收入。成本控制固然重要，但企业产品若不能如数入库，则企业计划的预期收入就会落空，成本控制的效率就不能实现。放松这一环节，就可能出现有的人内外勾结，钻制度空子，使公司资金、利润流失。很多公司花钱上了ERP或其他物流控制的系统，只要按系统的要求操作，且严格有序，就能达到目标。

　　2.严密的发货制度。 发货时，一定要认真核对发货单的品种、规格、数量，使之相符。一定要有提货人签字，并及时减少库存账。白条、欠款一律不予发货，违者罚款。

　　3.定期盘点。盘点的程序与原料仓一样。但盘点时间间隔应比原材料短，还有的公司库存商品存放多处，公司要做到有专人每月轮番抽盘。若出现货品短缺，应即刻追究原因及追加责任。同样，任何工作不许个人或团体弄虚作假，一旦发现有欺骗公司的行为应立即处理。