浅谈信息化在物资采购管理中的应用

一、企业降低成本的核心

要降低采购成本，克服现行采购工作中存在的问题，需要从采购机制入手，探讨各种采购模式，找到适合企业需要的和物资品种相适应的采购模式和技术手段。降低采购成本也是企业创造利润的重要手段之一，是企业的第三利润源泉，而且企业的采购成本占产品总成本的比例较高，采购成本降低具有一定的空间。因此，降低采购成本将是企业提高效益的重要途径之一。同样，企业降本增效的传统做法是通过减少生产过程中人工、能源和原材料的消耗(被称为第一利润源泉)，以及通过扩大产品销售量或销售利润率(被称为第二利润源泉)来提高利润总量。

二、现代化企业采购模式

(一)比质比价采购模式

采购不但要比价格，还要同时比质量。特别是企业的采购量少，不适合作招标采购时，可以广泛采用互联网竞价、询价和物资流管理系统等现代化方法和手段，实现定点厂家采购，就地就近采购和网上采购等多种形式的比质比价采购。

(二)联合采购模式

近几年来，企业采用联合采购的方式，大批量的采购，统一对外，分地、分批的供应，降低了生产的成本，同时企业也要走联合之路，对大宗物资进行联合采购。为实现联合采购，需要开发相应的信息系统，为供货商与用户之间建立起交易和交流的平台。企业物资采购部门联合起来，对一些通用。量多的物资进行统一的集中采购，分地分批交货，降低价格的效果显著。

(三)物流管理信息化综合采购模式

将企业采购活动纳入企业资源计划系统(ERP)之中，利用物流管理信息化来集成各种采购模式，可以达到采购管理的最佳化。物流管理信息化综合采购模式具备以下的功能：

(1)可进行动态库存盘点，盘点期间不影响库房的出库、入库、退货、退库、报废等业务处理。

(2)把企业现有的信息、物资采购数据库信息、新供应商信息和入库单有关信息相组合，并系统记录供应商的信用等级、质量等级、交货周期、历史交易价格，形成“货比多家数据库”。

(3)可以查询出材料的积压状况，对过期材料做出及时处理。

(4)将企业计划、审批，验收，库存、财务等有机的结合起来，对复杂交叉的计划情况，对以前未完成的计划进行跟踪，产生出的新计划，能使企业始终保持最低的合理库存量，保证采购数量的准确。

(5)能对以前未完成的计划进行跟踪，为企业管理者提供及时、准确的库存信息和合理的补库计划，解决企业因库存积压和缺件引起的生产风险。

(6)审计部门和领导者可随时查询各类采购物资的价格，达到全程监督审计的目的。

三、物资采购管理信息化的措施

(一)加强采购数字化

(1)建立物资信息的动态化跟踪管理信息处理平台，实现库存查询、单据查询、物耗查询、合同查询、计划与合同分析，并据此编制短缺前的采购计划，有效防止生产中断，提高物资管理水平。

(2)建立对供应商的档案化管理机制记录供应商成交的数量、价格，及时性等指标，通过指标分析，实行考评动态管理形成货源稳定、质量优质、价格合理的供应商伙伴关系，通过长期协作关系的建它，可以有效地避免分散采购带来的质量差等弊端。

(3)同时对市场上的供应信息加以记录分析，并以之与供应商的供应信息相比较，准确把握各种需求物资的市场走向、精准价格、需求等信息，避免盲目采购。

(4)深入浅出地汇集需求信息，物资管理部门要深入生产一线听取生产部门对物资质量等方面的意见，建立信息反馈机制有利于精准生产需求，有的放矢，同时也为评判供应商实施等级化管理提供了可行条件。

(二)逐步建立企业采购或物流信息系统

采用先进技术手段，以利于采购活动的正规和提高效率，并与计划、库存相结合，建立企业本身所需供应商的产品货比多家数据库和产品动态比价数据库。通过改进库存管理，可以将备用物资由分别储备改为集团统一储备，实现信息共享，相互调配，以人幅度减少备用物资的积压和资金占用；可以增加各企业已有积压物资的改代利用机会，以逐渐减少各企业积压，盘活资产；可以提高各企业的紧急需求满足率，减少因物资供应短缺造成的生产停顿损失。通过企业网站，增加网上招标功能，提出采购需求，由多个供应商进行竞价。每年要发布一些年度采购物资目录，建立网上供应商及其产品的登记。

(三)采购系统与企业内部管理信息进行结合

将企业外部采购系统与企业内部管理信息系统结合起来，对内部物流系统进行延伸。企业在内部网上提出购物申请，库中有货则可以发放，无货则进行缺货登记，系统数据转入外网进行竞价采购。这样做可以全面管理企业内部进货、发放，库存业务，进行统计分析，主管领导根据权限可以随时查询有关部门物资使用情况。