现代商务写作（商务沟通类）之商业信函

现代商务写作（商务沟通类）之商业信函

一、商业信函的定义及特点

    商业信函是指利用信函的方式，通过邮政的渠道，向指定的单位或个人传达商务广告信息，以期达到一定目的信息传播活动。

　　 商业信函之所以能成为当今经济市场的热点广告媒体，主要由于它具有以下几方面特点：

　　一、经济性：成批交寄的商业信函在资费上可享受优惠，与其它信息发布形式相比费用较低廉。

　　二、实用性：可装寄文字、图片、合同、订单、帐单、卡片等，图文并茂、内容详尽。

　　三、可靠性：具有明确的收件人地址、单位名称和邮政编码，可准确及时地投交给指定的单位或收件人。

　　四、针对性：可根据商务信息和广告内容的适用范围，分门别类地去制作、发布商业信函。

　　五、方便性：邮政商业信函使用方便，可随时随地阅览。

二、对商业信函的“完整”要求

一封信写得是否完整，建议用五个“Ｗ”来检验，既：

    “Who, What, Where, When 及Why(包括How)”

     例如在定货的信中，必须明确说明

    “需要什么商品”(What you want)

    “何时需要” (When you need the goods)

    “货物发到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)

    “如何付款”(How payment will be mande)

     如对对方的要求作出否定的答复时（如不能报盘，不能理赔等）应说明理由“为什么”(Why)

三、商业信函范文

  1. 范文1-----解释报盘的函电范本

   ____年____月____日来函收悉，贵公司认为我们已报去平板玻璃成套设备很适合于贵地的各种条件，拟予采用，甚慰。至于价格和付款方式问题，现答复如下：
　　（1）付款方式：我公司在出口贸易中公接受信用证付款，这是历来的习惯做法，贵公司大概早已知道。现贵公司既提出分期付款的要求，经考虑改为50%货款信用证在第一批货物付运时付清；余下50%分两期在运完毕后1年内末批货物交付清。
　　（2）价格方面：我公司肯定地说，所报的价格是经过全面考虑仔细核算的，是符合目前市场水平的。我们在付款方式方面已作出如上让步，对贵公司已非常有利，所以，对贵方要求减价一事，我们实难照办。
　　以上意见请再予研究考虑。对其他条款如无不同意见，请即寄来订单，以便制订合约。

2. 范文2---- 磋商包装条件电函

_____________:
　　雨衣包装
　　你方6月2日上述标题订单已收悉，谢谢。我们高兴地通知你方，除了包装 条款以外，订单中所列其条款我们均能接受。
　　你们订单中所述的包装是我们数年前采用的老式包装。此后，我们改进了包装，结果表明我们的客户对近几批货物完全满意。我们的雨衣产品现用塑料袋包装，然后装入纸盒内，十打装一箱，每箱毛重为30公斤左右。
　　每一纸箱衬以塑料纸，全箱用铁箍加固，以防内装货物受潮及因粗暴搬运可能引起的损坏。
　　我们的意见是由于使用了塑料袋包装，每件雨衣完全可陈列于商店的橱窗， 而且美观，这样定将有利于货物的销售。此外，改进的包装份量轻，因而容易搬运。
　　以上所述供你方参考，如果在本月底前我方没有收到你方的反对意见， 我方将相应地完成你方订货。

3. 范文----介绍商检业务函电

--------：

　　介绍商品检验情况

　　我们很高兴在此信中向贵方介绍我国商品检验方面的情况。

　　我国商品检验局是独立的检验机构，凡国家规定检验的进出口商品以及合同规定检验的商品，都由商品检验局检验并出具证书。海关监管凭商检合格证书验放。商品检验局还接受对买方、卖方、运输和保险部门申请的公证鉴定工作，如重量鉴定，残损鉴定，船舱检验。监督装卸，货载衡量，产地、价值、包装证明，签封样品等，并出具证明。

　　为确保买卖双方利益，对出口商品允许买方在合同规定期限内复验。如发现质量、数量上有问题，买方可凭第三者检验机构的证明向我出口公司提出异议。

　　我国商品检验局与国外检验机构已逐步建立相互委托的业务关系。此间商品检验局可以接受国外检验机构或对外贸易关系人的委托，办理在我国的检验工作，也可委托国外检验机构为我们在国外办理检验。

　　你们如有询问，定会给予重视。

2006-11