现代商务写作（商务沟通类）之商务函件

一、商业函件的概念

    商业函件业务简称商函业务，它区别于具有个人通信性质的信件，是为社会各类用户提供迅速准确传递商用信息的业务。 商业函件是一种广告媒体，利用邮局点多面广的优势，以邮寄的方式，将广告客户要求寄发广告商品介绍、订货单、调查征函、通知单等投送到广告客户所希望的接收人手中。

　　商业函件是一种新兴的广告形式，利用邮政点多面广的优势，以邮寄信件的方式，将您要求寄发的广告、商品介绍、订货单、调查征询函、通知单等投送到指定的收件人手中。目前商业函件的种类有信函型商函、对帐单型商函、邮送广告(印刷品形式)、货样广告型商函、邮政广告邮资明信片(含企业拜年卡)等。

广告函件与广播电视及报刊广告相比，具有广告发布面广、针对性强、 手续简便、价格便宜、方便迅速等特点。

二、商业函件的特点

     1、针对性强：由于商函能针对不同对象采取不同诉求,又可以直接寄到目标对象手上，所以被阅读率很高。有统计表明,可达90%,容易快速促成购买行为。

2、时效性长:一张设计、制作精美的明信片、广告信息、印刷品或邮简,会留给客户美好的印象,在作出最后决定之前可以反复翻阅广告信息,详尽了解产品的各项性能指标,直到最后做出购买或舍弃决定。

3、个性化突出:商函的发出者将商业信息或广告直接寄到顾客手中,让顾客亲身体验独特的享受,接受对方关怀。

4、效果测定快:一张附有回执的或者附送优惠券的商函,可以帮助企业找到目标客户和潜在用户,有效地达到了促销的效果。

三、商业函件范文

   1.商业信函范文---、-报实价的信函

  先生:二零零四年元月十六日有关查询大米和大豆新加坡到岸价的电传已收悉。 
      今日上午电传报价：精白米三百公吨，每公吨成本加运费新加坡到岸价为2400澳元。于二零零四年三或四月装运。以上实价需由贵公司于二零零四年二月十日前回覆确实。 
     该报价为最优惠价，恕不能还价。 
     本公司与客户正洽售一批大豆交易，若贵公司愿意报以适当买价，本公司乐意出售。近来该类产品需求热烈，令价格上涨。请贵公司把握机会，尽早落实定单为盼。
   销售部主任
   托尼.斯密思谨上

2..商业信函范文二、加价前优惠大客户

   ——先生:
鉴于全球的纸张价格上升，自明年一月一日起，本公司的货品价格将全面提升百分之十。
本公司万分感激贵公司长期以来的支持，特此建议在价格调整前预早订购货品。凡订购金额超过20,000英镑，更可获得九五折优惠。
若未能腾出地方存放纸张，本公司乐意免费提供存货服务，直到贵公司有所安排。此次减价特别优惠顾客，预早订购可减少来年购买纸张至少百分之十五的支出。
期待着你的覆音。
销售部主任
托尼.斯密思谨上
2000年5月20日

四、商业函件目标市场和经营策略分析

（一）、找准目标,有的放矢

发展商业函件业务商业函件能否快速、稳定发展,在很大程度上取决于目标市场的选择。目

标用户定位得当的话,商业函件的到位率会很高,起到的效果也会较好。

１.以三资企业作为龙头。国外企业使用商业函件比较多,商函这种媒体比较容易让他们接受。首先应该积极发展国内的三资企业来使用商业函件业务,通过他们使用后成功的事例来带动国内企业选择使用商函这种广告媒体。

２.以个体工商户、新产品生产企业、科技开发企业、出版社、报社等单位作为重点。这些单位有许多的产品需要推销出去,邮政商函可以帮他们策划、设计产品推销方案,与回购订单结合起来,提高回函率和交易的成功率,

３.以商业企业(如百货、批发商店、医药商店等)作为依托。这类企业面向广大的消费群体,通过他们的成功使用可以提高商函的知名度,扩大商函媒体影响面。

４.以在各种宣传媒体上做广告及派出大量营销人员推销产品的企业作为切入点。这类企业有大量的推销员,每年要花费大量的业务宣传和广告费用,应通过向他们宣传商函媒体的成功事例,宣传商函媒体的特点和优势,帮助他们将产品销售出去,帮助他们提高企业效益。

（二）、灵活营销,促进商业函件业务快速发展

１.产品策略

产品策略是商业函件业务发展的核心,根据用户不同的需求开发出适销对路的商函产品。

针对目前市场的供求状况,大力发展促销类、推销型的商业函件,帮助需要推销产品的企业收回订单,将产品销售出去;面向广大消费者,大力发展宣传企业形象、公益性广告等促销类、宣传型商函和明信片,如晋江局根据当地特色,与当地乡镇政府联系,推出了安海风光明信片、陈埭著名企业明信片、英林服装名牌企业明信片等,起到了成片开发农村市场的效果;面向广大电器、汽配等厂家,大力发展产品质量反馈卡,为这类企业做好售后服务工作;积极探索发展礼仪贺卡类商业函件,如生日贺卡、教师节贺卡等;千方百计发展各类型的对帐单业务,包括电信费用对帐单、金融、保险等部门的对帐单业务等等;大力发展邮送广告业务。同时,还可依托主业发展回音卡、回执寄送等业务。惠安局通过开展“多说一句话”活动,使得１００%的包裹和大部分汇款都办理了回音卡。

２.促销策略

促销活动的重点要放在上门营销上,立足点应放在帮助用户分析使用商函业务能带来的好处,帮助用户提高商函回函率,将产品推销出去。如顺昌局通过帮助“顺心面包房”出主意,提出以邮资广告明信片作为其销售优惠卡,结果用户使用后日营业额比以往提高了４０%;晋江局帮助“勿忘我婚纱摄影店”策划使用商业函件提高知名度,取得很好的效果,用户表示还要不断使用商函业务。在上门营销时,可以将使用商函取得较好效果的事例汇编成册作为活生生的例子来进行宣传介绍,通过比较,鼓励用户试用商业函件业务。

３.渠道策略

重视委代办业务的发展。目前商函广告业务处于启动阶段,与社会其它广告公司相比,在经营广告业务上差距较大,因此如果仅仅依靠自身的力量,是很难实现商函业务快速发展的。商函业务的发展还应该依靠社会委代办力量,委代办可以有两种。第一,聘请当地的乡镇领导或有活动能力的干部群众作为社会营销员,通过他们熟悉当地情况的特点来协助发展商函业务;第二,通过与社会广告公司合作,联合发展商函广告媒体,邮政主要赚邮资,广告策划费、制作费等让利于社会广告公司。

４.价格策略

加快商函业务的发展,关键在于培育业务市场,尤其是大用户市场。因此,应该采取“低门槛”的资费政策或先免费试用一两次的办法,树立几个营销典型事例,形成营销过程中有说服力的事实依据,以说服更多的商家使用商业函件。优惠政策方面,可以在国家邮政局规定的范围内灵活掌握,可以根据交寄量的大小采取梯形定价。同时,在业务发展过程中还要用好、用活、用足国家规定的商函业务发展代办酬金政策,保证商函业务稳步发展。

三、商函发展过程中应该处理好几个关系

１.处理好加快商函发展与邮政多元化发展及发展其它邮政重点业务的关系。在发展过程中,不应该为发展商业信函业务而人为地削弱邮政金融、集邮、速递等其它重点业务的发展,应该在加大、加快有利可图的邮政重点业务发展的同时,加大发展邮政商业函件的力度,动态地使商函在邮政业务中的比重得到不断提高。

２.处理好推销型商函与其它类型商函发展的关系。目前,应该将产品推销型商函作为发展重点,因为推销型商函发展得好将会有大量的回头客。促销时应该立足于帮用户策划商函广告促销活动,让用户使用一次后会不断地使用商函业务。但在发展过程中,各地还应根据各地特色发展适合当地市场需求的商函业务,如产品质量反馈卡、旅游明信片、对帐单等等,促进其它类型商函业务的开发。

３.处理好投入与产出的关系。目前,商函的发展还处于市场培育阶段,处于投入期,在发展过程中不能急功近利,应该从战略发展、长远发展的高度来看待商函业务的发展。只要持之以恒,一个一个企业宣传,商函业务就会逐渐形成规模,就会给邮政企业带来较高回报,就会在邮政业务中占据举足轻重的地位。

４.处理好企业利益与用户利益的关系。在商函业务的发展过程中一定要注重用户利益的保护,应该将用户利益置于第一位,只有用户的利益得到保证,需求得到满足,企业形象上去了,邮政企业的利益才可能会体现出来。

５.处理好主业与三产的关系。目前,邮政商业信函制作一般都在三产公司(如商函广告公司等)经营,因此尤其应注意主业利益与三产利益的关系,制作费的收取应该以成本为基础、以微利为原则,不能过多地追求三产利润而影响商函业务的发展。

６.处理好专业化经营与支局所经营的关系。在强调专业化经营管理的同时,还应该努力发挥各支局所发展商业函件业务的积极性,通过理顺条块关系,促进商函业务快速发展。各支局所对当地企、事业单位的情况一般都比较熟悉,充分发挥出他们的积极性,可以更有效地开展商函营销工作;各专业经营部门则应该对各支局所加强业务上的指导和管理,加强对支局所营销策划工作的指导。

2006-11